Prioriteetti 1

Tuntuuko sinulla olevan koko ajan hoppu? Onko sinulla oikeasti liian vähän aikaa, vai tarttuiko se jostain? Mihin loppujen lopuksi kiirehdit? Oletko kyseenalaistanut kiireesi? 

Kun arki tuntuu sekalaiselta eikä tauoille ole ollut muka aikaa, pysähtymisen hetkellä aivot huutavat lisää aktiviteettia. On helppo tarttua johonkin stimuloivaan - tarkistaa some tai sähköposti. Kun koko päivän on tehnyt ajatustyötä tauotta, uppoutunut ihanaan työhön ja mielenkiintoisiin vapaa-ajan touhuihin, illalla voi huomata, ettei kehomieli rauhoitu. On aika aloittaa arjen priorisointi.



Priorisoinnissa on tärkeä tietää, mikä on aidosti olennaista; mikä on tehtävä nyt, mikä voi odottaa huomiseen. On oltava uskollinen omaan priorisointikykyyn ja noudattaa tehtyä suunnitelmaa. On tehokkainta keskittyä kulloiseenkin tehtävään yksi kerrallaan, sillä oikeasti: multitaskaus ei ole mahdollista. On myös osattava sopeutua muutoksiin, tehdä tarvittaessa suunnitelmiin muutos ja irrottautua meneillä olevasta toiminnasta. On myös hyvä arvioida, mikä on riittävän hyvääsaattaa tehtävä loppuun ja aloittaa tarpeen mukaan uusi.

Priorisointiin tarvitaan hyvää itsetuntemusta. On hyvä tuntea, mitkä tavat palvelee itseä ja ajankäyttöä, esimerkiksi tehdäkö ajatustyötä vaativa tehtävä heti aamulla vai onko parhaimmillaan tällaisissa tehtävissä iltapäivällä, aloittaako vaikeammasta vai mukavammasta tehtävästä. On hyvä opetella tunnistamaan omat kipupisteet aikataulun suunnittelun ja suunnitelman toteuttamisen prosessissa, oppia virheistä ja pysähdellä itsensä äärelle aina uudestaan ja uudestaan. Kannustan rohkeasti kokeilemaan erilaisia menetelmiä ajankäytön edistämiseksi. Kokeilla niin kauan, kunnes löydät itsellesi parhaat tavat. Kun ne kohtaa, sen kyllä tuntee. Kerron elävän esimerkin tästä.

Minulla oli työurani alkuaikoina tapana kirjata kaikki asiat paperikalenteriin. Yliviivasin aina, kun olin saanut asiani tehdyksi ja tein monia muitakin merkintöjä. Loppuviikosta kalenteri oli yhtä viivaa, suttua ja merkkiä - näytti aivan hirveältä. Surkuhupaisaa ulkoasua ikävämpi puoli oli, että sutut häiritsivät jo viikon puolessa välissä keskittymistäni - silmät osuivat ensisijaisesti näihin suttuihin. Halusin tehtävälistastani selkeämmän. Väsäsin tietokoneella taulukon. Liitin siihen kuvat tietokoneesta, tulostimesta ja puhelimesta, ja sijoittelin työtehtävät kuvien kohdalle sen mukaan, oliko kyseessä mm. lausunnon kirjaamista, yhteydenottoa asiakkaalle tai skannaamista. Jostakin syystä uusi tehtävälista ei tuntunut hyvältä. Tarkastellessani huomasin, että jouduin turhauttavan usein väistelemään asettamiani kuvia taulukossa, mikä vei turhaa työaikaa (ja hermoja). Luovuin kuvista. Pikku hiljaa tehtävälista yksinkertaistui yksinkertaistumistaan. Nykyisessä tehtävälistassani lukee otsikkona "To-do". Alle kirjoitan ranskalaisin viivoin oikeiden viikkojen alle työtehtäväni. Kun olen saanut tehtävän tehdyksi, pyyhin sen. Selkeyttä ilman suttuja. Jalostin tehtävälistaani niin pitkään, että se tuntui aidosti hyvältä.

Tehtävälista on yksi tärkeimmistä työkaluistani. Sen avulla tiedän, mitä minun pitää kulloinkin tehdä. Ennen tehtävän kirjaamista to-do-listaani mietin, tarvitseeko minun todella tehdä tämä asia. Onko tämä minun vastuullani? Jos idea tehtävään tuli itseltäni mietin, haluanko oikeasti tehdä tämän asian. Mietin, sujuvoittaako asian tekeminen ajankäyttöäni jollain tavoin tai palveleeko se minua/muita pitkällä tähtäimellä. Jos tehtävä tuntuu jo alustavasti työteliäältä pohdin, jaksanko tehdä tämän? Onko minulla tarpeeksi aikaa, resursseja, taitoja tai voimavaroja. Voisinko pyytää apua? Olenko liian vaativa itseäni kohtaan, tai voisinko höllentää vähäsen? Mitä tapahtuu, ellen tee tehtävää? Koituisiko tekemättömyydestä jotain haittaa tai epämiellyttävä seuraus? Edistääkö tehtävä voimavarojani vai kuluttaako se? Johtuuko vastenmielisyys tehtävää kohtaan aloitusvaikeudesta vai oikeasti siitä, että olen liian väsynyt? Onko tehtävä arvojeni mukainen?

Jos päädyn kirjaamaan tehtävän to-do-listalleni, sijoitan sen suoraan sen viikon alle, milloin sen todellisuudessa teen (yleensä asioiden tekeminen lähellä deadlinea antaa sopivaa energiaa - usein myös vapautuksen koko tehtävästä). Tarkistan säännöllisesti, onko viikkojen tehtävälistat määrällisesti ja laadullisesti yhtä kuormittavat. Ellei ole, hajautan, karsin ja pilkon tehtäviä. Tehtävät tai ideat, joilla ei ole määräaikaa menee suoraan tehtävälistani otsikon "Joskus" alle, eli eivät varsinaisesti pääse työlistalleni. 


Oletko tekemässä tällä hetkellä juuri sitä, mitä oikeasti haluat?


Jos pystyt vastaamaan yllä olevaan kysymykseen myöntävästi, voit käyttää kaiken potentiaalisi. Voit olla rauhassa ja palauttaa harhailevat ajatukset aina uudestaan ja uudestaan lempeästi takaisin tähän hetkeen. Tiedät kaiken muun voivan odottaa. Olet jo perillä.

Priorisointi vaatii valtavan määrän keskittymiskykyä, toiminnanohjaustaitoja, impulssikontrollia, voimavaroja ja vaikka mitä muita taitoja ja valmiuksia, jotta pystyy suunnittelemaan ajankäyttöä taitavasti ja noudattamaan laadittua suunnitelmaa. Ei ole helppoa! Muista, että ajankäytön suunnittelu ja toteutus ei ole koskaan täydellistä. Vaikka kuinka koittaisi suunnitella ja priorisoida, valita oikein ja ennakoida, aina jokin muuttuu tai alkaa repsottaa. On tasapainoteltava aikataulupaineen ja rauhan, kuormituksen ja palautumisen, arvojen noudattamisen ja nopeiden dopamiinien sekä intohimojen ja tylsyyden välimaastoissa. On osattava tehdä kompromisseja, sietää keskeneräisyyttä ja epävarmuutta. Muistuta lempeästi itsellesi, että myös ajankäytössä riittävän hyvä on hyvä.

Pyydän, että priorisoit priorisoinnin, etkä kiirehdi läpi elämääsi. Varaa tarpeeksi aikaa asioille ja huolehdi omista tarpeistasi. Elämää ei kannata suorittaa, sillä aina jokin asia on kesken. Kun yhden asian saa päätökseen, toinen on jo tulossa; joko ulkoapäin tulevana tehtävänantona tai itsensä kehittelemänä ideana.

Jokaisella on oikeus priorisoida oma aikansa kuten haluaa, ja saamme olla yksilöllisiä toiveissamme ja tarpeissamme. Täytyy priorisoida, jotta elämästä tulee oman näköisemme, arvojamme toteuttava ja voimavarojamme kannatteleva. Maailma on täynnä mielenkiintoisia mahdollisuuksia, ja usealle asialle on vain pakko sanoa ei. Kysele itseltäsi, oletko palautunut, nautitko elämästäsi, koetko itsesi tarpeelliseksi ja oletko tyytyväinen arkeesi. Jos elämäsi tuntuu juoksukilpailulta, pyydän sinua nyt istumaan rauhassa alas, ottaa kynää ja paperia ja ala miettiä, mikä sinulle on oikeasti merkityksellistä. Sinun on ehkä luovuttava jostain. Muutoin saatat ennemmin tai myöhemmin uuvahtaa tai sairastua. Emme kukaan halua sitä. On aika aloittaa arkesi priorisointi. Lykkyä tykö!


Jos sinulla on haasteita priorisoida ajankäyttöäsi, tässä muutama ajatus:

- Priorisoi uni --> saat vireyttä unelmiesi toteuttamiseen (uni on paras palautumiskeino).
- Priorisoi tarpeellinen aika --> kiire vähenee. 
- Priorisoi keskittyminen yhteen asiaan kerrallaan --> arjestasi tulee levollisempi.
- Priorisoi läsnäolo --> ammennat jokaisesta sekunnista kaiken tarpeellisen.
- Priorisoi intohimo --> arjestasi tulee merkityksellisempi ja sinun näköisempi.
- Priorisoi tylsyyttä --> koet olevasi turvassa.
- Priorisoi arvojesi mukainen toiminta --> pysyt itsellesi uskollisena.


Loppuun vahva kirjasuositus: Anna Perhon Antisäätäjä - Fiksun ajankäyttäjän opas.

Kommentit